# HelloHQ Troubleshooting

> Die HelloHQ-Hilfe basiert auf den heute sichtbaren Fehlerbildern der Verbindungs-Kachel statt auf alten, nicht belegbaren Integrationsbehauptungen.

URL: https://web-staging.qfinance.app/docs/hellohq/hellohq-troubleshooting  
Zuletzt aktualisiert: 2026-04-20  

Die belastbarsten Hinweise für HelloHQ-Probleme stehen heute direkt auf der Verbindungskachel unter **Einstellungen > Verbindungen**. Genau dort solltest du deshalb immer zuerst ansetzen.

1. **HelloHQ-Kachel aufrufen**: Öffne `Einstellungen > Verbindungen` und prüfe die HelloHQ-Kachel auf Status, letzten Sync und Warnhinweise.
2. **Verbindung bearbeiten**: Aktualisiere bei Bedarf API-Schlüssel, Dokumentvorlage oder Standard-Zahlungsbedingung direkt im Bearbeiten-Dialog.
3. **Gezielten Sync prüfen**: Wenn nur ein einzelner Bereich betroffen ist, nutze `Daten einzeln synchronisieren` statt sofort eines kompletten Neustarts.
4. **Ergebnis neu laden**: Kontrolliere nach der Änderung den Zeitstempel `Letzter Sync` und prüfe den betroffenen Datensatz erneut.

## Typische Fehlerbilder in der aktuellen UI

### Die Verbindung ist nicht verbunden oder wirkt veraltet

Prüfe zuerst den API-Schlüssel. Die HelloHQ-Kachel lässt sich direkt bearbeiten. Nach dem Speichern solltest du den Verbindungsstatus erneut kontrollieren.

### `Dokumentvorlage fehlt` steht auf der Kachel

Die HelloHQ-Verbindung ist vorhanden, aber die Rechnungslogik ist noch nicht komplett konfiguriert. Öffne den Bearbeiten-Dialog und setze eine passende Dokumentvorlage.

### Es gibt keine auswählbaren Zahlungsbedingungen

Wenn im Bearbeiten-Dialog keine Zahlungsbedingungen geladen werden, fehlt entweder der Datenbestand noch oder die Verbindung selbst liefert diese Werte noch nicht sauber. Starte zuerst den Teilsync **Zahlungsbedingungen**.

### Nur ein Bereich ist veraltet

Wenn zum Beispiel nur Kontaktpersonen oder Dokumentvorlagen fehlen, ist ein gezielter Teilsync meist der richtige erste Schritt.

### Der Sync ist heute bereits verbraucht

Im Business-Plan kann der Hinweis **Heute schon manuell synchronisiert – automatisch weiter alle 2 Stunden** erscheinen. Der automatische Sync alle zwei Stunden läuft trotzdem weiter. Einen weiteren manuellen Sync kannst du am nächsten Tag anstoßen, im Enterprise-Plan jederzeit.

> **Tipp: Nicht alles auf einmal reparieren**
>
> Wenn die Verbindung selbst stabil ist, arbeite erst über den passenden Teilsync. Das ist schneller und reduziert Fehlersuche an den falschen Stellen.

## Konkrete Reparaturwege

### API-Schlüssel erneuern

Nutze den Bearbeiten-Dialog der HelloHQ-Kachel und hinterlege dort den neuen Schlüssel. Prüfe danach sofort den Verbindungsstatus.

### Dokumentvorlagen nachziehen

Öffne **Daten einzeln synchronisieren** und stoße **Dokumentvorlagen** separat an. Danach lässt sich die Rechnungsdokumentvorlage meist sauber zuordnen.

### Zahlungsbedingungen nachziehen

Wenn die Auswahl leer bleibt, starte den Teilsync **Zahlungsbedingungen** und öffne den Bearbeiten-Dialog danach erneut.

### Einzelne Stammdaten korrigieren

Bei Kunden, Lieferanten oder Kontaktpersonen ist der passende Teilsync oft die bessere Wahl als ein kompletter Verbindungslauf.

### Erwartete Daten tauchen weiter nicht auf

Prüfe sowohl die HelloHQ-Kachel als auch den betroffenen Datensatz in qFinix. Wenn nur ein Teilbereich hinterherhängt, synchronisiere exakt diese Kategorie erneut.

## Häufige Fragen im Supportfall

### Muss ich immer einen Vollsync auslösen?

Nein. Die aktuelle UI unterstützt bewusst Teilsyncs für einzelne Datenbereiche.

### Woran erkenne ich, ob meine Änderung angekommen ist?

Am schnellsten über den Zeitstempel **Letzter Sync** auf der HelloHQ-Kachel und den betroffenen Datensatz in qFinix.

### Wann ist das eher ein Konfigurations- als ein Sync-Problem?

Wenn die Verbindung steht, aber Dokumentvorlage oder Zahlungsbedingung fehlen, liegt die Ursache häufig eher in der HelloHQ-Konfiguration als in einer komplett defekten Verbindung.

**Weiterlesen:**

- [Was wird synchronisiert](https://web-staging.qfinance.app/docs/hellohq/was-wird-synchronisiert): Die heute sichtbaren Sync-Kategorien der HelloHQ-Verbindung noch einmal sauber einordnen
- [Sync-Limits und Guardrails](https://web-staging.qfinance.app/docs/hellohq/sync-limits): Tageslimit, Warnhinweise und Konfigurationsgrenzen der HelloHQ-Kachel verstehen
- [Änderungsprotokoll](https://web-staging.qfinance.app/docs/verwaltung/audit-log): Wenn du Änderungen in der Verwaltung nachvollziehen oder Zugriffe absichern willst