# HelloHQ Sync-Limits und Guardrails

> Die aktuelle HelloHQ-Doku beschreibt nur die sichtbaren Limits und Warnhinweise der Verbindungsoberfläche, statt alte technische Behauptungen zu wiederholen.

URL: https://web-staging.qfinance.app/docs/hellohq/sync-limits  
Zuletzt aktualisiert: 2026-04-20  

Die heutige HelloHQ-Oberfläche kommuniziert ihre Grenzen nicht über lange technische Tabellen, sondern über konkrete Zustandsanzeigen direkt auf der Verbindungs-Kachel. Genau daran sollte sich auch die Dokumentation orientieren.

1. **HelloHQ-Kachel prüfen**: Öffne `Einstellungen > Verbindungen` und wechsle zur HelloHQ-Kachel.
2. **Status und Warnhinweise lesen**: Achte auf Verbindungsstatus, letzten Sync, fehlende Dokumentvorlagen und mögliche Tageslimits.
3. **Bei Bedarf gezielt statt voll synchronisieren**: Wenn nur ein Bereich fehlt, ist ein Teilsync oft sinnvoller als ein kompletter Lauf.
4. **Plan-Kontext einordnen**: Business und Enterprise unterscheiden sich im sichtbaren Sync-Limit für HelloHQ.

## Diese Grenzen sind heute im Produkt sichtbar

Die aktuelle UI macht vor allem diese Punkte klar:

- HelloHQ ist erst ab **Business** verfügbar.
- Automatisch synchronisiert qFinix die Verbindung **alle zwei Stunden**, in Business und Enterprise gleich. Die Limits unten betreffen nur den Sync, den du selbst anstößt.
- Im **Business**-Plan kannst du je Datenbereich einmal pro Tag selbst synchronisieren; danach ist das Tageslimit erreicht. Auf der Kachel erscheint dann der Hinweis **Heute schon manuell synchronisiert – automatisch weiter alle 2 Stunden**.
- Im **Enterprise**-Plan gibt es für den manuellen Sync kein Tageslimit.
- Eine fehlende **Dokumentvorlage für Rechnungen** wird direkt auf der HelloHQ-Kachel markiert.
- **Zahlungsbedingungen** müssen vorhanden beziehungsweise synchronisiert sein, bevor sie sauber als Standardwert genutzt werden können.

> **Hinweis: Keine Fantasie-Limits dokumentieren**
>
> Diese Seite nennt absichtlich keine erfundenen Batch-Größen, API-Quoten oder Historienfenster, wenn die aktuelle qFinix-Oberfläche diese Werte nicht sichtbar bestätigt.

## Wann ein Teilsync sinnvoller ist

Der Bereich **Daten einzeln synchronisieren** ist hilfreich, wenn nicht der gesamte HelloHQ-Bestand betroffen ist, sondern nur ein einzelner Teilbereich. Typische Beispiele:

- Kunden wurden in HelloHQ geändert, aber andere Bereiche sind unverändert.
- Dokumentvorlagen oder Zahlungsbedingungen sollen nachgezogen werden.
- Kontaktpersonen fehlen noch, obwohl die Verbindung selbst bereits steht.

## Worauf du bei der Konfiguration achten solltest

Die HelloHQ-Verbindung ist mehr als nur ein API-Schlüssel. Für den heutigen Produktfluss sind besonders relevant:

- eine gültige Verbindung
- eine passende **Dokumentvorlage für Rechnungen**
- bei Bedarf eine **Standard-Zahlungsbedingung**

Fehlt einer dieser Bausteine, ist die Verbindung nicht unbedingt kaputt, aber sie ist oft noch nicht komplett für den operativen Einsatz vorbereitet.

> **Tipp: Kleine Probleme klein halten**
>
> Wenn nur ein einzelner Datenbereich hinterherhängt, starte zuerst den passenden Teilsync statt sofort die gesamte HelloHQ-Verbindung neu aufzusetzen.

## Häufige Fragen zu HelloHQ-Limits

### Warum ist der Sync-Button plötzlich eingeschränkt?

Im Business-Plan kann das tägliche Limit für den manuellen Sync bereits verbraucht sein. Die UI zeigt das direkt als Hinweis auf der Kachel. Der automatische Sync alle zwei Stunden läuft davon unabhängig weiter.

### Was bedeutet `Dokumentvorlage fehlt`?

Die Verbindung ist zwar vorhanden, aber die HelloHQ-Konfiguration ist für den Rechnungsfluss noch nicht komplett belegt.

### Warum werden Zahlungsbedingungen nicht angezeigt?

Wenn keine Werte zur Auswahl stehen, müssen die HelloHQ-Zahlungsbedingungen meist zuerst synchronisiert oder die Verbindung selbst geprüft werden.

**Weiterlesen:**

- [Was wird synchronisiert](https://web-staging.qfinance.app/docs/hellohq/was-wird-synchronisiert): Die heute sichtbaren HelloHQ-Kategorien und Verbindungsfelder im Überblick sehen
- [HelloHQ Troubleshooting](https://web-staging.qfinance.app/docs/hellohq/hellohq-troubleshooting): Fehlende Vorlagen, Limits oder Verbindungsprobleme direkt beheben
- [Benutzer und Berechtigungen](https://web-staging.qfinance.app/docs/verwaltung/rollen-berechtigungen): Zugänge für Einstellungen und Verwaltung passend zuweisen