Banktransaktionen aktualisieren und zuweisen

Die laufende Bankarbeit passiert in qFinix im Bereich Bank Transaktionen. Dort weist du importierte Bewegungen Kunden, Lieferanten und Kategorien zu – einzeln in der Tabelle, am Stück im Modus Abarbeiten oder gesammelt über die Sammelleiste – und vertiefen bei Bedarf mit Regeln, offenen Zuordnungen und Kontenabstimmung.

1

Bank Transaktionen öffnen

Wechsle in die Transaktionsansicht. Dort siehst du Suche, Richtungs- und Statusfilter, den Button `Abarbeiten` und die Liste importierter Bewegungen.
2

Offene Bewegungen abarbeiten

`Abarbeiten` zeigt die offenen Transaktionen einzeln und bildschirmfüllend: Kunde beziehungsweise Lieferant, Kategorie, fertig. Mit `⌘/Strg + Enter` weist du zu und springst zur nächsten.
3

In der Tabelle vorbereiten und gesammelt zuweisen

Pflege in der Liste Kunde/Lieferant, Kategorie und eigene Beschreibung. Bearbeitete Zeilen färben sich, und unten erscheint eine Leiste, über die du alle vorbereiteten Zeilen auf einmal zuweist – wahlweise gleich mit passenden Regeln.
4

Mit Regeln, offenen Zuordnungen und Abstimmung weiterarbeiten

Verwende die Bereiche `Regeln verwalten`, `Offene Zuordnungen` und `Kontenabstimmung` für die nächste Bearbeitungstiefe.

Ab Starter

Die Arbeit mit Banktransaktionen ist ab dem Starter-Tarif verfügbar. Starter umfasst ein synchronisiertes Konto, Business zwei, Enterprise beliebig viele.

Welche Elemente auf der Transaktionsseite sichtbar sind

Die Hauptansicht bietet aktuell unter anderem:

Suche
Filter für Alle, Einnahmen, Ausgaben
Statusfilter für Alle Status, Zugeordnet, Nicht zugeordnet
den Button Abarbeiten mit der Anzahl offener Bewegungen
das ⋯-Menü mit seltener genutzten Aktionen: Aktualisieren und Alle Zuweisungen zurücksetzen
Links zu Regeln verwalten und Kontenabstimmung
einen Hinweisbereich für offene Zuordnungen
die eigentliche Transaktionsliste mit der Sammelleiste für vorbereitete Zeilen

In der Liste kannst du Transaktionen je nach Richtung Kunden oder Lieferanten zuweisen, Kategorien setzen und eigene Beschreibungen pflegen. Weitere Aktionen je Zeile – Überweisungsdetails, Rechnung verknüpfen, Regel bearbeiten, Zuweisung aufheben – liegen im ⋯-Menü der Zeile.

Abarbeiten: eine Bewegung nach der anderen

Bei vielen offenen Bewegungen ist die Tabelle nicht der schnellste Weg. Abarbeiten öffnet die offenen Transaktionen als Warteschlange: Du siehst jeweils eine Bewegung bildschirmfüllend, wählst Kunde beziehungsweise Lieferant und Kategorie und bestätigst mit ⌘/Strg + Enter. qFinix springt zur nächsten, ohne dass du die Zeile in der Tabelle wiederfinden musst. Über Zurück und Weiter bewegst du dich in der Warteschlange; qFinix prüft dabei im Hintergrund, ob eine passende Rechnung existiert.

Sammelleiste: erst vorbereiten, dann auf einmal zuweisen

Änderst du in der Tabelle Kunde, Kategorie oder Beschreibung, wird die Zeile farblich markiert und zählt als vorbereitet. Unten erscheint eine Leiste mit der Anzahl vorbereiteter Transaktionen. Von dort weist du alle auf einmal zu und lässt dir auf Wunsch gleich passende Regeln erzeugen – so entsteht aus einer Stunde Nacharbeit dauerhafte Automatisierung.

Was offene Zuordnungen bedeuten

Wenn qFinix erkannte oder noch zu bestätigende Zuordnungen findet, wird dies oberhalb der Liste angezeigt. Über Zuordnungen prüfen wechselst du in den Bereich Offene Zuordnungen, um diese Fälle gezielt abzuarbeiten.

Regeln verwalten und beim Zuweisen erstellen

Die Routen und Dialogtexte im Produkt zeigen, dass Regeln direkt aus der Transaktionsarbeit entstehen können. Beim Zuweisen fragt qFinix gegebenenfalls, ob eine Regel erstellt werden soll. Bestehende Regeln verwaltest du dann im Bereich Regeln verwalten.

Regeln überschreiben keine Entscheidungen

Wenn du eine Regel anlegst, änderst oder neu anwendest, ordnet qFinix nur Umsätze zu, die noch offen sind oder die eine Regel selbst zugeordnet hat. Umsätze, die du von Hand zugewiesen hast, bleiben so, wie du sie gesetzt hast. Auch ein Vorschlag unter Offene Zuordnungen, den du bestätigt oder abgelehnt hast, kommt nicht wieder. Ein abgelehnter Vorschlag lässt sich dort in der Ansicht Abgelehnt wiederherstellen.

Kontenabstimmung: was noch fehlt

Die Kontenabstimmung zeigt für einen Zeitraum, hinter welchen Umsätzen noch etwas fehlt – praktisch vor jedem Monatsabschluss oder vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Ein Umsatz gilt als erledigt, sobald eines davon zutrifft:

Er ist mit einem Beleg, einer Rechnung oder einem Darlehen verknüpft.
Er ist eine Umbuchung zwischen deinen eigenen Konten.
Du hast ihn ohne Beleg erledigt und dabei eine Begründung angegeben.

Die ersten beiden Fälle erkennt qFinix selbst; du musst dafür nichts abhaken. In der Liste Offen steht zu jedem Umsatz, was fehlt:

Vorschlag prüfen – eine passende Rechnung wurde gefunden und wartet unter Offene Zuordnungen auf deine Bestätigung.
Beleg fehlt – Partner oder Kategorie ist gesetzt, aber es ist keine Rechnung beziehungsweise Ausgabe verknüpft.
Nicht zugeordnet – es ist noch nichts zugewiesen.

Der Knopf rechts in der Zeile führt direkt dorthin, wo du die Lücke schließt.

Bankgebühren, Zinsen oder Privatentnahmen haben keinen Beleg. Solche Umsätze schließt du mit Ohne Beleg ab – einzeln oder mehrere auf einmal – und gibst eine Begründung an. Unter Ohne Beleg erledigt siehst du später, wer welchen Umsatz wann und warum abgeschlossen hat, und kannst ihn mit Wieder öffnen zurückholen.

Erst filtern, dann zuweisen

Gerade bei hohem Volumen wird die Transaktionsseite deutlich übersichtlicher, wenn du erst nach Einnahmen, Ausgaben oder Status filtern und danach erst mit der eigentlichen Zuordnung beginnen.

Häufige Probleme bei Banktransaktionen

Die Liste wirkt unvollständig

Prüfe zuerst, ob aktive Filter oder die Suche Ergebnisse ausblenden. Keine Transaktionen gefunden, die Ihren Filtern entsprechen ist oft ein Filterhinweis und kein Importfehler.

Es bleiben zu viele offene Zuordnungen übrig

Dann solltest du die Transaktionen gezielt prüfen und für wiederkehrende Muster Regeln nutzen, statt jeden Eintrag dauerhaft manuell zu bearbeiten.

Eine Aktualisierung bringt nicht sofort das erwartete Ergebnis

Aktualisieren findest du im ⋯-Menü der Kopfzeile. Bewerte die Sicht danach immer zusammen mit Filtern, Status und offenen Zuordnungen. Nicht jede vermeintlich fehlende Bewegung ist ein Synchronisationsfehler.

Ich habe versehentlich zu viel zugewiesen

Für einzelne Zeilen nutzt du Zuweisung aufheben im ⋯-Menü der Zeile. Alle Zuweisungen zurücksetzen im ⋯-Menü der Kopfzeile setzt den gesamten Bestand zurück – Regeln bleiben dabei erhalten.

Nächste Schritte