Belegvorlagen und OCR einrichten

Belegvorlagen sind im aktuellen Produkt der zentrale Baustein für wiederkehrende Kreditkartenbelege. Sie sorgen dafür, dass qFinix beim Upload eines passenden Dokuments nicht nur einen Treffer erkennt, sondern auch Lieferant, Kategorie und weitere Auto-Fill-Werte direkt vorbelegt.

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   Belegvorlagen öffnen

   Wechsle in den Bereich `Belegvorlagen`. Dort siehst du bestehende Vorlagen und kannst neue Builder-Einträge anlegen.

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   Neue Vorlage anlegen

   Starte über `Neue Vorlage` den Builder und gib der Vorlage einen eindeutigen Namen, zum Beispiel für einen festen Händler oder eine Tankstelle. Alternativ öffnest du bei einem bereits erfassten Kreditkartenbeleg `Als Vorlage speichern`: Der Builder zeigt dann diesen Beleg an und übernimmt Lieferant, Kategorie und Titel als Vorbelegung.

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   OCR-Zuordnung definieren

   Lege fest, welche Bereiche des Belegs erkannt werden und welche Werte beim Treffer automatisch gesetzt werden sollen.

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   Auto-Fill speichern und testen

   Speichere die Vorlage und prüfe sie mit einem passenden Kreditkartenbeleg. qFinix zeigt dann Template-Treffer, Konfidenz und fehlende Felder im Belegdialog an.

Was eine Vorlage heute wirklich steuert

Im Builder und in der Bearbeitung siehst du im aktuellen Produkt vor allem drei Bereiche:

• die eigentliche OCR-Zuordnung zum Dokument
• Konfidenz und Trefferstatistiken
• den Bereich Zuordnung (Auto-Fill)

Im Auto-Fill-Teil kannst du insbesondere steuern:

• welche Belegart ein Treffer bekommt: Rechnung / Dokument oder Kassenbeleg / Bon, genau wie im Belegformular
• welcher Lieferant gesetzt wird
• welche Kategorie gesetzt wird
• optionale Zusatzwerte wie Titel, Beschreibung, Personen oder Fahrzeug

Vorlage direkt aus einem Kreditkartenbeleg anlegen

Wenn du einen Beleg schon einmal erfasst hast, musst du ihn für die Vorlage nicht erneut hochladen. In der Ordneransicht der Kreditkartenbelege findest du am Beleg und im Kontextmenü den Punkt Als Vorlage speichern. qFinix kopiert die Originaldatei in den Builder, startet die Texterkennung und öffnet direkt Schritt 2, in dem du die Felder auf dem Beleg markierst. Lieferant, Kategorie und Titel des Belegs sind bereits vorbelegt.

Nur wenn der Beleg keine Originaldatei hat, etwa weil er als verloren gemeldet wurde, erscheint stattdessen der kurze Dialog ohne Belegansicht.

Datumsformate ausländischer Belege

Belege aus verschiedenen Ländern schreiben dasselbe Datum unterschiedlich: 12.03.2026 in Deutschland, 03/12/2026 in den USA, 2026-03-12 als ISO. Eindeutige Angaben, etwa 03/25/2026 oder ein ausgeschriebener Monatsname, erkennt qFinix von selbst. Rein numerische Daten, bei denen beide Zahlen kleiner als 13 sind, sind mehrdeutig.

Dafür hat jede Vorlage die Einstellung Datumsformat auf den Belegen:

• Automatisch: eindeutige Daten werden erkannt, mehrdeutige gelten als Tag zuerst. Weist der Beleg Dollar- statt Euro-Beträge auf, gilt bei mehrdeutigen Daten Monat zuerst.
• Tag.Monat.Jahr: für deutsche und die meisten europäischen Lieferanten.
• Monat/Tag/Jahr: für Lieferanten aus den USA.
• Jahr-Monat-Tag: für ISO-formatierte Belege.
• Monat Tag, Jahr (ausgeschrieben): für Belege wie July 2, 2026; numerische Daten auf solchen Belegen gelten als Monat zuerst.

Sobald du im Builder das Feld Belegdatum markiert hast, zeigt die Feldliste an, als welches Datum der markierte Text gelesen wird. So siehst du sofort, ob die Einstellung zum Beleg passt.

Nur einen Teil eines Textblocks übernehmen

Die Texterkennung liefert oft eine ganze Zeile als einen Block, etwa Invoice number SUBB3EJD-0001 oder €180.00 due July 2, 2026. In der Feldliste des Builders erscheint ein solcher Block als einzelne Wörter. Klicke die Wörter an, die den Wert bilden, zum Beispiel nur SUBB3EJD-0001. Benachbarte Wörter erweitern die Auswahl, ein Klick in die Auswahl hebt sie auf. Die Auswahl ist wortbasiert gespeichert und funktioniert daher auch, wenn die Rechnungsnummer auf dem nächsten Beleg anders lautet.

Unter jedem Feld zeigt Wird gelesen als, welcher Wert tatsächlich übernommen wird. Beträge werden dabei von Währungszeichen befreit; deutsche (1.234,56) und englische Schreibweise (1,234.56) werden beide richtig gelesen.

Währung erkennen

Das Feld Währung erkennt ISO-Codes (EUR, USD), Symbole (€, $, CA$) und Namen (Euro) und ordnet sie der Währungsliste von qFinix zu. Steht das Zeichen direkt am Betrag, etwa €180.00, wird die Währung auch ohne eigenes Feld aus dem Gesamtbetrag gelesen. Wird gelesen als zeigt dann zum Beispiel EUR (Euro).

Bei einem Treffer in Fremdwährung füllt qFinix Originalbetrag und Originalwährung des Belegs. Der Euro-Betrag bleibt frei, weil er von der Kreditkartenabrechnung kommt. Euro-Belege füllen wie bisher direkt den Betrag.

Was beim OCR-Treffer im Belegdialog passiert

Wenn ein hochgeladener Kreditkartenbeleg zu einer Vorlage passt, zeigt qFinix im Belegdialog einen Treffer mit Template-Name, Konfidenz und gegebenenfalls fehlenden Feldern an. Danach werden passende Werte direkt ins Formular übernommen, solange du diese Felder nicht bereits manuell angepasst hast.

Das aktuelle Verhalten ist also kein allgemeines OCR-Postfach, sondern eine gezielte Vorlagenanwendung beim Belegupload.

Belegart in der Vorlage

Im Auto-Fill-Bereich legst du pro Vorlage fest, welche Belegart ein Treffer bekommt: Rechnung / Dokument legt die Datei unverändert ab, Kassenbeleg / Bon bettet sie in ein Deckblatt mit allen Angaben ein. Das sind dieselben zwei Optionen wie im Belegformular. Bei „Nicht setzen“ bleibt die Belegart unberührt.

Bei Rechnung / Dokument blendet die Vorlage Beschreibung, bewirtete Personen und Fahrzeug aus, weil das Belegformular diese Angaben nur für Kassenbelege kennt. Lieferant, Kategorie und Standard-Titel gelten für beide Belegarten.

Häufige Probleme mit Belegvorlagen

Eine Vorlage trifft nicht zuverlässig

Prüfe den Builder und die dort hinterlegte OCR-Zuordnung. Wenn der erkannte Bereich auf dem Beleglayout zu ungenau oder zu breit ist, sinkt die Trefferqualität sichtbar.

Ein Treffer setzt die falsche Kategorie oder den falschen Lieferanten

Dann liegt der Fehler meist in der gespeicherten Zuordnung (Auto-Fill) der Vorlage, nicht im Belegdialog selbst. Passe die Vorlage an und teste anschließend mit einem neuen Beleg.

Ein erkannter Beleg fuellt nicht alle Werte aus

Das ist im aktuellen Produkt normal. qFinix zeigt fehlende Auto-Fill-Felder explizit an. Nicht jeder Treffer fuellt automatisch jedes Detail.

Eine Vorlage soll nur minimal eingreifen

Lass in der Vorlage nur Lieferant und Kategorie gesetzt und die übrigen Auto-Fill-Felder leer. Leere Felder werden beim Treffer nicht angewendet.