Belege an DATEV senden

Im aktuellen Produkt arbeitet qFinix bei DATEV im Belegbereich nicht mit einer allgemeinen Exportseite für Buchungsstapel und Stammdaten. Sichtbar ist stattdessen ein DATEV-Versand direkt aus dem Bereich Kreditkartenbelege für PDF-Belege auf Ordnerebene.

1

DATEV-Verbindung in den Einstellungen vorbereiten

Richte in `Einstellungen` unter den Verbindungen die DATEV-Zieladressen für Eingangsrechnungen und sonstige Dokumente ein.
2

qFinix-Absenderadresse in DATEV freigeben

Trage die Absenderadresse, die qFinix in der DATEV-Verbindung anzeigt, in DATEV Unternehmen online unter `Belegübersicht → Einstellungen → Upload-Mail` ein und fordere die Bestätigungs-E-Mail an. qFinix leitet die Bestätigung an die Admins deiner Organisation weiter. Dort klickst du auf `Absenderadresse bei DATEV bestätigen`.
3

Kreditkartenbelege öffnen

Wechsle in den Bereich `Kreditkartenbelege` und öffne den Ordner, aus dem du Dokumente weitergeben willst.
4

Passenden Unterordner wählen

Im geöffneten Ordner siehst du die enthaltenen Unterordner. Genau an diesen Einträgen steht die DATEV-Sendeaktion zur Verfügung.
5

PDF an DATEV senden

Nutze das Sende-Symbol am gewünschten Unterordner. qFinix versendet das zusammengeführte PDF direkt über die hinterlegte DATEV-Verbindung.

Was dieser Artikel bewusst nicht beschreibt

Im derzeit sichtbaren Produktpfad gibt es hier keine separate DATEV-Exportmaske mit Zeitraumsauswahl, ZIP-Download, Beraternummer, Mandantennummer oder Kontenrahmen-Konfiguration. Diese Seite dokumentiert deshalb nur den tatsächlich verfügbaren Workflow.

Welche DATEV-Konfiguration aktuell sichtbar ist

In den Einstellungen wird die DATEV-Anbindung über Verbindungen vorbereitet. Dort pflegst du aktuell zwei E-Mail-Felder:

E-Mail für Eingangsrechnungen
E-Mail für sonstige Dokumente

Für den hier beschriebenen Belegversand ist besonders die Adresse für sonstige Dokumente relevant, weil der Versand aus dem Kreditkartenbeleg-Bereich genau auf diesen Dokumenttyp ausgerichtet ist.

Darüber zeigt qFinix die Absenderadresse, von der die Belege an DATEV gehen. Sie gilt nur für deine Organisation.

Ohne bestätigten Absender kommt nichts an

DATEV nimmt per Upload-Mail nur Belege von Absendern an, die du in DATEV Unternehmen online eingetragen und bestätigt hast. Die Bestätigungs-E-Mail schickt DATEV an die qFinix-Absenderadresse, nicht an dich. qFinix leitet sie innerhalb weniger Minuten an alle Admins deiner Organisation weiter. Spätere Rückmeldungen von DATEV zum Belegversand kommen auf demselben Weg bei dir an.

Wo du die DATEV-Aktion im Belegbereich findest

Die Aktion liegt nicht auf der allgemeinen Ordnerstartseite, sondern innerhalb eines geöffneten Ordners in der Liste der Unterordner in diesem Ordner. Dort siehst du neben jedem Unterordner unter anderem:

das Sende-Symbol für DATEV
das Download-Symbol für ein lokales PDF
bei passenden Rechten zusätzlich Löschaktionen

Wenn du vor dem Versand erst prüfen willst, kannst du das PDF auch lokal herunterladen und danach separat an deinen Steuerberater weitergeben.

Wann dieser Weg sinnvoll ist

Dieser DATEV-Pfad passt vor allem dann, wenn deine Kreditkartenbelege bereits im Ordner sauber gesammelt, geprüft und gegebenenfalls unterschrieben wurden. qFinix gibt an dieser Stelle also nicht eine komplette Buchhaltungsperiode aus, sondern leitet konkrete Belegdokumente aus dem Belegworkflow weiter.

Vorher Ordnerinhalt kurz prüfen

Kontrolliere vor dem Versand, ob der richtige Unterordner gewählt ist und ob die enthaltenen Belege bereits in der gewünschten Form vorliegen. Der Versand ist am saubersten, wenn die Ordnerstruktur schon fachlich stimmt.

Häufige Probleme beim DATEV-Versand

Die DATEV-Aktion bringt keinen sinnvollen Versandweg

Prüfe zuerst die DATEV-Verbindung in den Einstellungen. Ohne gepflegte Zieladressen für DATEV ist der Versandprozess fachlich nicht vollständig vorbereitet.

Der Versand meldet Erfolg, aber in DATEV kommt nichts an

Meist ist die qFinix-Absenderadresse in DATEV noch nicht bestätigt. Prüfe in DATEV Unternehmen online unter Upload-Mail, ob die Adresse aus den qFinix-Einstellungen eingetragen und bestätigt ist. Fordere die Bestätigungs-E-Mail bei Bedarf neu an. Sie geht an die Admins deiner Organisation.

Die Bestätigungs-E-Mail von DATEV kommt nicht an

qFinix leitet sie an alle Admins deiner Organisation weiter, nicht an die Person, die sie angefordert hat. Frag im Zweifel einen Admin oder schau im Spam-Ordner nach. Kommt nach 30 Minuten nichts, hilft der Support. Dort landen Bestätigungen, die sich keiner Organisation zuordnen lassen.

Ich suche einen klassischen DATEV-Export mit Zeitraum und Stapeldaten

Dieser Ablauf ist in der aktuell sichtbaren Produktoberfläche für den Belegbereich nicht als eigener Kundenworkflow verfügbar. Dokumentiert wird deshalb nur der reale Versand aus den Kreditkartenbelegen.

Ich möchte vor dem Versand erst eine lokale Version prüfen

Nutze am Unterordner zuerst den PDF-Download. So kannst du den Inhalt kontrollieren, bevor du denselben Ordner an DATEV senden.

Es ist unklar, welcher Ordner gesendet werden soll

Öffne den übergeordneten Belegordner und arbeite von dort über die sichtbaren Unterordner. Die DATEV-Aktion hängt im aktuellen Produkt direkt an diesem Listenpunkt.

Nächste Schritte