Kreditkartenbelege erfassen und verknüpfen

Die aktuelle Belegarbeit in qFinix findet im Bereich Kreditkartenbelege statt. Dort organisierst du Belege in Ordnern, lädst einzelne Dokumente hoch, verknüpfst sie mit bestehenden Ausgaben und finalisierst bei Bedarf unterschriftspflichtige Belege.

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   Kreditkartenbelege öffnen

   Wechsle in den Bereich `Kreditkartenbelege`. Dort siehst du deine Ordner und startest den Belegworkflow nicht über eine allgemeine Buchhaltungsliste, sondern über die Ordnerstruktur.

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   Ordner anlegen und öffnen

   Nutze `Ordner erstellen`, wenn du eine neue Sammlung für eine Abrechnung oder einen Themenblock brauchst. Öffne anschließend den passenden Ordner.

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   Abrechnung und einzelne Belege hochladen

   Im Ordner kannst du zuerst die Kreditkartenabrechnung als ersten Beleg hochladen und danach weitere einzelne Belege erfassen.

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   Mit Ausgaben verknüpfen oder als Ausgabe anlegen

   Verknüpfe Belege mit vorhandenen Ausgaben oder erfasse aus dem Beleg heraus direkt eine Ausgabe, wenn noch keine passende Buchung existiert.

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   Beleg finalisieren

   Bei nicht als `Nur Beleg` geführten Dokumenten kannst du Unterschriften setzen und den Beleg für die weitere Verarbeitung abschließen.

Wie der Belegworkflow heute aufgebaut ist

Die Startseite zeigt zunächst deine Ordner. Innerhalb eines Ordners arbeitest du dann mit:

• Unterordnern für weitere Struktur
• der Liste Belege in diesem Ordner
• Aktionen wie Kreditkartenabrechnung hochladen (erster Beleg)
• Erstelle einen neuen Beleg
• Sammelaktionen wie Mit Ausgabe verknüpfen oder Unterschrift setzen

Dadurch ist der Belegbereich kein allgemeines Upload-Postfach, sondern ein klar strukturierter Arbeitsbereich für Kreditkartenbelege und die dazugehörige Weiterverarbeitung.

Welche Belegmodi du beim Erfassen siehst

Beim Hinzufügen eines Belegs arbeitet qFinix aktuell mit zwei Modi:

• Kassenbeleg / Bon für kurze Papierbelege oder fotografierte Bons
• Rechnung / Dokument für PDF-Belege, A4-Dokumente oder mehrseitige Unterlagen

Für die eigentliche Kreditkartenabrechnung gibt es zusätzlich einen eigenen Abrechnungsmodus. In diesem Modus ist OCR deaktiviert und der erste Beleg wird bewusst als Nur Beleg gespeichert.

Wenn ein Beleg verloren gegangen ist

Wenn zu einer Kartenbuchung kein Beleg mehr auffindbar ist, aktivierst du im Belegdialog Beleg verloren – ohne Datei fortfahren. Der Beleg wird dann ohne Datei gespeichert, und qFinix erzeugt stattdessen einen Eigenbeleg als PDF mit Datum, Betrag, Kategorie, Lieferant und deiner Begründung.

Dieser Eigenbeleg verhält sich wie ein normaler Beleg: Er lässt sich unterschreiben, mit einer Ausgabe verknüpfen und zusammen mit den übrigen Belegen an DATEV senden. In der Ordnerliste ist er mit Beleg verloren gekennzeichnet.

Die Kreditkartenabrechnung selbst kann nicht als verloren markiert werden – sie kannst du jederzeit erneut bei deinem Kartenanbieter abrufen. Taucht ein Beleg später wieder auf, öffnest du den Beleg über Bearbeiten und lädst die Datei nach; die Markierung entfällt dann automatisch.

Belege mit Ausgaben verbinden

Innerhalb des Belegdialogs kannst du eine Ausgabe direkt miterfassen oder einen Beleg mit einer bereits vorhandenen Ausgabe verbinden. Im Produkt ist dafür unter anderem die Suche nach einer bestehenden Ausgabe vorgesehen, zum Beispiel wenn die passende Bankbuchung bereits vorhanden ist.

In der Ordneransicht erkennst du verknüpfte Belege direkt und kannst bestehende Verknüpfungen bei Bedarf wieder lösen.

Alle Belege eines Ordners der Kreditkartenabrechnung zuordnen

Wähle im Ordner die Belege aus und klicke auf Mit Ausgabe verknüpfen. Der Dialog schlägt zuerst die Kreditkartenabrechnung dieses Ordners vor – bei getrennten Ordnern je Karte (etwa DG_Visa und CF_Visa) landet jeder Beleg damit automatisch bei der richtigen Karte. Hat die Abrechnung noch keine Ausgabe, sucht qFinix die Bankbuchung, die die Abrechnung ausgleicht (gleicher Betrag, gebucht bis 45 Tage nach dem Abrechnungsdatum). Ist diese Buchung bereits einer Ausgabe zugewiesen, wird diese Ausgabe verwendet; andernfalls wird die Ausgabe angelegt und direkt mit der Bankbuchung verknüpft, damit später keine zweite entsteht. Die ausgewählten Belege werden als Einzelausgaben darunter eingehängt. Darunter stehen Sammel-Ausgaben, die andere Belege des Ordners bereits nutzen, und du kannst weiterhin jede andere Ausgabe über die Suche wählen.

Unterschriften und finale Bearbeitung

Bei geeigneten Belegen kannst du im Ordner einzeln oder gesammelt Unterschrift setzen. Bereits unterschriebene Belege lassen sich anschließend wieder anzeigen. Dieser Schritt gehört im aktuellen Produkt direkt zum Belegworkflow und passiert nicht in einem getrennten Freigabebereich.

Wann Belegvorlagen und OCR sinnvoll sind

Für wiederkehrende Kreditkartenbelege gibt es zusätzlich den Bereich Belegvorlagen. Dort kannst du Vorlagen anlegen, die beim Upload für die automatische Erkennung und Kategorisierung genutzt werden.

Das ist besonders hilfreich, wenn häufig Belege derselben Händler, Tankstellen oder Plattformen verarbeitet werden. Die Vorlagen liegen im Produkt auf einer eigenen Route und ergänzen den Belegworkflow, ersetzen ihn aber nicht.

Häufige Probleme bei der Belegarbeit

Ein Beleg taucht nicht als Ausgabe auf

Nicht jeder hochgeladene Beleg wird automatisch zu einer Ausgabe. Prüfe, ob im Dialog Ausgabe erfassen? aktiviert oder der Beleg mit einer bestehenden Ausgabe verknüpft wurde.

Die Kreditkartenabrechnung verarbeitet sich anders als andere Belege

Das ist im aktuellen Workflow beabsichtigt. Für die eigentliche Abrechnung nutzt qFinix einen eigenen Abrechnungsmodus ohne OCR und legt den ersten Beleg als Nur Beleg an.

OCR oder automatische Zuordnung wirken unvollständig

Die automatische Erkennung ist im aktuellen Produkt vor allem über Belegvorlagen für wiederkehrende Kreditkartenbelege ausgebaut. Ohne passende Vorlage müssen Felder oder Zuordnungen häufiger manuell nachgezogen werden.

Ein Beleg soll mit einer vorhandenen Buchung zusammengefuehrt werden

Nutze im Belegdialog die Suche nach bestehenden Ausgaben oder die Sammelaktion Mit Ausgabe verknüpfen direkt im Ordner, statt denselben Vorgang doppelt anzulegen.