Abteilungen verwalten

Abteilungen sind im aktuellen Produkt ein enterprise-geschützter Organisationspfad. Die sichtbare Oberfläche trennt dabei zwischen der zentralen Listenansicht und einer deutlich tieferen Detailansicht pro Abteilung.

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Abteilungen öffnen

Wechsle in `Organisation > Abteilungen`. Dort siehst du die zentrale Tabelle aller vorhandenen Abteilungen.
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Abteilung anlegen oder bearbeiten

Neue Abteilungen werden über einen Drawer angelegt. Das Formular arbeitet mit `Name`, optionalem `Code` und einer `Farbe`, die die Abteilung in Berichten, Diagrammen und Listen kennzeichnet.
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In die Detailansicht wechseln

Nutze die View-Aktion in der Liste, um von der reinen Stammdatenpflege in den tieferen Abteilungskontext zu wechseln.
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Zuordnung, Budgets und Alerts einrichten

In der Detailansicht ordnest du Kunden und Umsätze zu, verwaltest Budgets und darauf aufbauende Alerts und siehst Umsatz und Monatsverlauf der Abteilung.

Enterprise-Funktion

Der sichtbare Produktpfad für Abteilungen ist aktuell ab dem Enterprise-Tarif verfügbar.

Welche Arbeitsschritte heute sichtbar sind

Die Listenansicht unterstützt im aktuellen Produkt vor allem:

Suche in der Abteilungstabelle
Anlegen und Bearbeiten über einen Drawer
Wechsel in die Detailansicht
Lösch- beziehungsweise Archivierungsfolgeaktionen über den Detailpfad

Das Formular selbst ist bewusst schlank und arbeitet mit:

Name
Code (optional)
Farbe – kennzeichnet die Abteilung im Abteilungsvergleich, im Monatsverlauf und in Listen. Wähle Farben, die sich deutlich voneinander abheben, damit Diagramme ohne Legende lesbar bleiben.

Was in der Detailansicht der Abteilung passiert

Die Detailseite geht deutlich weiter als die Listenpflege. Name und Kürzel stehen im Seitenkopf; darunter arbeitest du in Tabs:

Übersicht – Umsatz der Abteilung im gewählten Zeitraum mit dem Anteil am Gesamtumsatz und Kennzahlen zur Einordnung, daneben der Monatsverlauf. Über die Schnellauswahl wechselst du zwischen Aktuelles Jahr, Aktuelles Quartal, Letzte 12 Monate, Vergangenes Jahr und Seit Beginn; der Zeitraum gilt gleichzeitig für den Tab „Kunden & Umsatz“. Fehlt noch ein Budget oder die Zuordnung, weist die Übersicht direkt darauf hin.
Budgets – Zeitraumsauswahl, Budgetstatus mit Ist, Rest und Auslastung sowie das Anlegen neuer Budgets im Abteilungskontext.
Kategorien – welche Kategorien der Abteilung zugewiesen sind; darüber fließen Ausgaben in Budgets und Kostenrechnung.
Alerts – Benachrichtigungsregeln, die auf vorhandenen Abteilungsbudgets aufbauen.
Mitglieder – die Benutzer, die zur Abteilung gehören.
Kunden & Umsatz – die zugeordneten Kunden mit Umsatz und Herkunft der Zuordnung sowie die Einrichtung der automatischen Zuordnung (siehe unten).

Damit sind Abteilungen nicht nur organisatorische Labels, sondern die Einheit, in der qFinix Umsatz, Kosten und Kapazität zusammenführt – bis hin zum Stundensatz in der Kostenrechnung.

Kunden und Umsätze automatisch zuordnen

Die Zuordnung wird je Abteilung eingerichtet: Du öffnest die Abteilung, wechselst in den Tab Kunden & Umsatz und klickst auf Zuordnung einrichten (später Zuordnung bearbeiten). Der Dialog führt dich in zwei Schritten durch die Einrichtung. In der App begleitet dich dabei die Tour „Kunden und Umsätze einer Abteilung zuordnen“ – erreichbar über das Buchsymbol in der Kopfzeile.

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ERP-Werte auswählen

qFinix listet alle Werte auf, die es in den eigenen Datenfeldern deiner Kundendaten gefunden hat. Du hakst an, welche zu dieser Abteilung gehören – Kunden mit diesen Werten werden dann automatisch zugeordnet.
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Regeln ergänzen

Zusätzlich kannst du Muster hinterlegen, etwa: Belegnummer enthält `DEV`. Belegregeln haben Vorrang vor der Zuordnung über den Kunden.
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Auf Altbestand anwenden

Zurück im Tab startest du den Lauf über die bestehenden Daten: `Vorschau` zeigt, wie viele Kunden, Belege und Einnahmen sich ändern würden, `Übernehmen` schreibt es. Neue Daten ordnet jeder ERP-Sync ohnehin automatisch zu.

Kein Konfigurationsschritt für das ERP-Feld

Welches deiner eigenen Datenfelder die Abteilung enthält, musst du nirgends einstellen. Sobald du einen Wert anhakst, merkt sich qFinix das zugehörige Feld selbst.

Ein Kunde, mehrere Abteilungen

Ein ERP-Wert gehört zu genau einer Abteilung, ein Kunde kann über mehrere Werte aber zu mehreren gehören. Ein einzelner Beleg zählt dagegen immer nur zu einer Abteilung, damit die Summe der Abteilungen dem Gesamtumsatz entspricht. Ist der Kunde nicht eindeutig, bleibt der Beleg „nicht zugeordnet“, bis eine Regel greift oder du ihn von Hand zuweist.

Teilweise zugeordnete Kunden zählen nicht mit

Trägt ein Kunde im ERP mehrere Werte und ist davon nur einer zugeordnet, wird sein Umsatz keiner Abteilung zugeschlagen. Beispiel: ein Kunde mit creative und code, bei dem nur creative gemappt ist – der volle Umsatz dieser Abteilung zuzurechnen würde die Arbeit des anderen Teams mitzählen. Der Kunde erscheint in der Abteilungsliste, sein Umsatz bleibt aber offen, bis auch der zweite Wert zugeordnet ist.

Von Hand zuweisen

In den Listen Kunden und Einnahmen wählst du Zeilen aus und nutzt die Massenaktion Abteilung zuweisen. Diese Zuordnung gilt als manuell gesetzt und wird von keinem späteren Regellauf und keinem Sync überschrieben. Über „Zuordnung aufheben“ gibst du die Zeile wieder an die Regeln zurück.

Anwenden ist additiv

Ein Lauf füllt nur, was noch offen ist – bereits zugeordnete Belege und Einnahmen bleiben unangetastet. Damit kannst du jederzeit eine weitere Regel ergänzen und erneut anwenden, ohne dass sich Zahlen ändern, die du schon ausgewertet hast. Die Vorschau weist aus, wie viele Zeilen aus diesem Grund übersprungen werden.

Willst du eine bestehende Zuordnung tatsächlich korrigieren, setzt du sie zurück und wendest neu an.

Zuordnung zurücksetzen

Über Zurücksetzen im Tab machst du alles rückgängig, was die Regeln geschrieben haben – Kundenzuordnungen, Belege, Einnahmen und Angebote. Von Hand gesetzte Zuordnungen bleiben erhalten. Die Regeln selbst bleiben ebenfalls bestehen, du kannst also neu anwenden.

Löschst du eine Regel oder nimmst du eine Wertzuordnung zurück, räumt qFinix die daraus entstandenen Zuordnungen automatisch mit weg.

Neue Werte aus dem ERP nachladen

Der reguläre Sync holt nur geänderte Kunden. Hast du das Feld nachträglich bei bestehenden Kunden gepflegt, nutze im Dialog Neu einlesen – damit werden die eigenen Datenfelder einmal vollständig neu gelesen.

Abteilungen vergleichen

Unter Berichte > Abteilungen stehen die Abteilungen nebeneinander – jede in ihrer Farbe: Umsatz, Anteil, Anzahl Kunden und Belege, Ø je Beleg (was ein einzelner Auftrag wert ist), Ø je Kunde (wie ergiebig ein einzelner Kunde ist), größter Kunde, Planwert aus Angeboten und der Monatsverlauf. Der Bericht lässt sich als CSV exportieren. Aus der Übersicht und dem Tab „Kunden & Umsatz“ gelangst du über Vergleichen direkt dorthin.

Die Zeile Nicht zugeordnet gehört bewusst dazu: Sie zeigt, wie viel Umsatz noch keiner Abteilung zugewiesen ist. Je kleiner sie ist, desto belastbarer ist der Vergleich. Solange etwas offen ist, zeigt die Kopfzeile des Berichts den Button „N offen“: Er öffnet einen Dialog mit den größten nicht zugeordneten Einnahmen, Angeboten und Kunden, in dem du direkt zuweist – Kunden vererben die Abteilung dabei an ihre künftigen Belege.

Auf der Detailseite einer Abteilung findest du im Tab Kunden & Umsatz zusätzlich die zugeordneten Kunden mit ihrem Umsatz und der Information, woher die Zuordnung stammt – ERP-Wert, Regel oder von Hand. Über das Belegsymbol einer Zeile öffnest du die Einzelbelege des Kunden. Den Zeitraum wählst du dort selbst; voreingestellt sind die letzten zwölf Monate.

Wie Abteilungen mit anderen Bereichen zusammenspielen

Abteilungen sind in qFinix die Einheit, in der Umsatz, Kosten und Kapazität zusammenlaufen:

Kategorien tragen eine Abteilung – darüber fließen Ausgaben in Budgets und Alerts der Abteilung.
Mitarbeiter gehören zu einer Abteilung und liefern mit ihren produktiven Stunden die Kapazität.
Kostenrechnung rechnet je Abteilung aus Kosten und Stunden den Kosten-Stundensatz und vergleicht ihn mit deinem aktuellen Satz.
Berichte stellen die Umsätze der Abteilungen nebeneinander.
Auf dem Dashboard zeigen die Budget-Widgets die Auslastung einzelner Abteilungsbudgets.

Genau deshalb gehören Abteilungen fachlich in eine eigene Organisationssektion und nicht in einen verstreuten Nebenbereich.

Erst die Struktur, dann die Auswertung

Wenn Budgets oder Abteilungsalerts später belastbar sein sollen, lohnt sich zuerst eine saubere Abteilungsstruktur mit klaren Namen und Codes.

Häufige Fragen zu Abteilungen

Ich sehe nur eine Liste, brauche aber mehr Steuerung

Die tiefere Arbeit passiert in der Detailansicht der Abteilung. Dort liegen die sichtbaren Budget- und Alertfunktionen.

Wozu dient der Code?

Der Code ist im aktuellen Formular optional, hilft aber dabei, Abteilungen knapper und eindeutiger zu kennzeichnen.

Warum sind Alerts nicht sofort verfügbar?

Die sichtbare Detailseite weist selbst darauf hin, dass zuerst Budgets angelegt werden müssen, bevor Alerts sinnvoll konfiguriert werden können.

Muss ich die Zuordnung für jede Abteilung einzeln einrichten?

Ja – und genau das ist der Punkt: du beantwortest je Abteilung nur die Frage „welche meiner ERP-Werte bedeuten dieses Team?“ statt eine Tabelle mit den Werten aller Abteilungen zu pflegen.

Warum schlägt qFinix keine Zuordnung vor?

Weil die Werte in deinem ERP deine eigenen sind. Ein Wert, der nach „Marketing“ klingt, kann bei dir etwas anderes bedeuten – eine geratene Zuordnung würde in deinen Umsatzzahlen landen, ohne dass jemand sie geprüft hat. Deshalb ordnest du die Werte einmal selbst zu.

Meine Belegnummern enthalten noch kein Kürzel

Dann greifen zunächst nur die Zuordnung über den Kunden und die manuelle Zuweisung. Regeln auf die Belegnummer kannst du vorbereiten und später anwenden – sie wirken ab dem Zeitpunkt, an dem dein ERP entsprechende Nummern vergibt, und über „Auf bestehende Daten anwenden“ auch rückwirkend.

Nächste Schritte