Kostenrechnung und Stundensatz

Die Kostenrechnung beantwortet eine einzige, entscheidende Frage: Was kostet dich eine produktive Stunde wirklich – und deckt der Satz, den du deinen Kunden berechnest, diese Kosten? qFinix rechnet dafür deine bereits gepflegten Plankosten und die produktiven Stunden deiner Mitarbeiter zu einem Kosten-Stundensatz zusammen und stellt ihn deinem tatsächlichen Satz gegenüber.

Was die Kostenrechnung aus deinen Daten macht

Die Kostenrechnung erfindet keine neuen Zahlen, sondern verdichtet vorhandene:

• Kostenbasis sind deine Plankosten – normalisiert auf Jahreswerte und, wenn gewählt, auf eine Abteilung eingegrenzt.
• Kapazität sind die produktiven Stunden aller zugeordneten Mitarbeiter – also Sollstunden abzüglich Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung und interner Zeiten.
• Aus Gesamtkosten ÷ produktive Stunden entsteht der Kosten-Stundensatz (Break-Even): der Satz, ab dem du kostendeckend arbeitest.

Eine Kostenrechnung anlegen

Die Kostenrechnung öffnest du im Bereich Kostenrechnung. Die Übersicht listet deine gespeicherten Kalkulationen; über Neu legst du eine weitere an.

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   Kostenrechnung öffnen und neu anlegen

   Wechsle in den Bereich Kostenrechnung und starte über das Plus in der Tabelle eine neue Kalkulation.

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   Name und Zeitraum festlegen

   Vergib einen sprechenden Namen (z.B. „Stundensatz Entwicklung 2026") und wähle den Zeitraum. Nur Plankosten mit Fälligkeit in diesem Zeitraum fließen ein.

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   Abteilung wählen (optional)

   Ohne Abteilung zählen alle Plankosten und alle Mitarbeiter. Mit Abteilung zählen deren Plankosten und Mitarbeiter plus alle allgemeinen (nicht zugeordneten) Positionen.

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   Variablen Kostenaufschlag setzen

   Ein pauschaler Prozentsatz auf die Fixkosten – als Sicherheitspuffer für projektabhängige Kosten wie Freelancer, Reisekosten oder Provisionen, die nicht einzeln geplant sind.

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   Aktuellen Stundensatz und Zielmarge eintragen

   Der Satz, den du deinen Kunden heute berechnest, plus die gewünschte Umsatzrendite. Damit vergleicht die Detailansicht deinen Satz mit dem errechneten Kosten-Stundensatz.

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   Speichern und Dashboard öffnen

   Nach dem Speichern öffnet sich das Controlling-Dashboard mit allen Kennzahlen, Charts und der Simulation.

Welche Felder die Kostenrechnung hat

• Name als Bezeichnung der Kalkulation
• Zeitraum von / bis – grenzt die berücksichtigten Plankosten ein
• Abteilung optional – ohne Abteilung = ganzes Unternehmen
• Variabler Kostenaufschlag (%) als pauschaler Aufschlag auf die Fixkosten
• Aktueller Stundensatz (€) optional – dein real berechneter Satz
• Zielmarge (%) als angestrebter Gewinnanteil am Verkaufspreis

Das Dashboard lesen

Die Detailansicht ist ein anpassbares Controlling-Dashboard. Die wichtigsten Kacheln:

• Kosten-Stundensatz – Vollkosten je produktiver Stunde. Der Break-Even.
• Ihr Stundensatz – dein eingetragener Satz mit Ampel: deckt er die Kosten (grün) oder nicht (rot)?
• Erforderlicher Satz – der Satz, der zusätzlich deine Zielmarge erreicht.
• Kostenbasis – Fixkosten, variabler Aufschlag und Gesamtkosten im Jahr.
• Break-even – Gesamtkosten ÷ produktive Stunden, transparent aufgeschlüsselt.
• Kostenverteilung – ein Tortendiagramm der Kosten nach Kategorie.
• Produktive Stunden je Mitarbeiter – Kapazität pro Kopf als Balken und Tabelle.
• Kostenentwicklung – der monatliche Verlauf auf Ist-Basis.

Ganz oben steht immer ein Klartext-Urteil: ob dein Satz sich trägt, die Kosten deckt aber die Marge verfehlt, oder unter den Kosten liegt – jeweils mit dem konkreten Betrag pro Stunde und pro Jahr.

Verkaufspreise simulieren

Die Verkaufspreis-Simulation verändert nichts an deiner gespeicherten Kalkulation – sie rechnet unverbindlich durch, was passiert, wenn du anders kalkulierst. Über Regler und Feld für den Verkaufspreis siehst du sofort:

• Gewinn je Stunde und Gewinn je Jahr
• Deckungsbeitrag je Stunde
• Gewinnmarge und die nötige Auslastung

Die Zielmarge steuert dabei den empfohlenen Preis: Du gibst die Marge vor, die Simulation nennt den dafür nötigen Verkaufspreis. Mit Übernehmen setzt du ihn als Verkaufspreis ein – erst dann ziehen die Kennzahlen darunter nach. Die Gewinnmarge wird grün, sobald der eingestellte Preis die Zielmarge erreicht.

So findest du einen Preis, der Kosten deckt und deine Zielmarge erreicht, bevor du ihn im Angebot verwenden.

Ergebnisse exportieren

Über Exportieren gibst du die Kalkulation als PDF oder Excel aus – für Angebote, interne Abstimmung oder die Ablage. Der Export ist auf wenige Vorgänge pro Minute begrenzt; bei einer Sperre kurz warten und erneut versuchen.

Häufige Probleme

Der Kosten-Stundensatz wirkt zu hoch oder zu niedrig

Prüfe zuerst den Zeitraum und die Abteilung: Beide entscheiden, welche Plankosten und welche Mitarbeiter überhaupt einfließen. Ein zu enger Zeitraum lässt Kosten weg, eine falsche Abteilung schneidet Kapazität ab.

„Keine Mitarbeiter für diese Abteilung erfasst”

Die produktiven Stunden kommen aus dem Bereich Mitarbeiter. Ohne zugeordnete Mitarbeiter fehlt die Kapazität, und der Stundensatz lässt sich nicht sinnvoll berechnen. Lege Mitarbeiter an und ordne sie der passenden Abteilung zu.

Das Dashboard zeigt nur die Empfehlung

Solange kein aktueller Stundensatz eingetragen ist, kann qFinix deinen Satz nicht mit den Kosten vergleichen und zeigt nur den erforderlichen Satz. Trag deinen real berechneten Satz nach, um das Ampel-Urteil zu sehen.

Die Kostenverteilung enthält unerwartete Positionen

Die Verteilung folgt den Kategorien deiner Plankosten. Wenn eine Kategorie unerwartet groß ist, prüfe die zugrunde liegenden Plankosten im gewählten Zeitraum.